Rijden Tegen Kanker, onderdeel van het Utrechtsch Studenten Corps (hierna “USC”), gevestigd aan het Janskerkhof 14, 3512 BL Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring en verzamelt uw informatie op www.rijdentegenkanker.nl. Het USC hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van deelnemers, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door het USC dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Het USC houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In dit privacybeleid staat beschreven hoe het USC persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacybeleid omvat alle on- en offlinesystemen waarin persoonsgegevens voorkomen.

Waarvoor gebruikt het USC uw gegevens?

Het USC verwerkt persoonsgegevens voor de onderstaande bedrijfsdoelen:

• facturatie van diensten;
• correspondentie over evenementen;
• uitsturen van nieuwsbrieven;
• communiceren beeldmateriaal.

Welke gegevens verwerkt het USC?

• naam en adres, wordt verzameld om u een factuur te kunnen sturen voor deelneming;
• geboortedatum, wordt verzameld om te veriefieren of u 18+ bent en mag deelnemen aan het evenement;
• e-mailadres, wordt verzameld om uw aankoop te voldoen en u op de hoogte te houden van het evenement;
• telefoonnummer, wordt verzameld om u te bereiken met betrekking tot het evenement (facturatie);
• bankrekeningnummer, wordt verzameld voor het voldoen van de factuur;
• beeldmateriaal, wordt verzameld ten behoeve van promotie op de website;
• deelnemers en uitslagen rally’s, wordt verzameld ten behoeve van promotie op de website;
• autogegevens met kentekenplaat, wordt verzameld ten behoeve van de vrijwaringsclausule voor deelneming;
• Allergenen, wordt verzameld ten behoeve van de dieetrestricties voor het diner;
• Optioneel: Bedrijfsnaam en btw-nummer, wordt verzameld ten behoeve van het factureren op aan een bedrijf.

Deze gegevens zijn opgeslagen in de volgende systemen en files:

• het e-boekhoudsysteem Exact online;
• website www.rijdentegenkanker.nl;
• ABN-internetbankeren;
• op computers van bestuursleden;
• back-upfiles van de penningmeester.

Welke persoonsgegevens bewaart het USC?

Het USC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Het e-boekhoudsysteem Exact online is het boekhoudprogramma van het USC. Er zijn in- en exportmogelijkheden voorzien, om bijvoorbeeld lijsten te maken met betrekking van deelnemers en facturatie. Het is expliciet niet de bedoeling lijsten te exporteren en deze langere tijd te bewaren of door te geven aan mensen die normaliter geen toegang hebben tot die gegevens. Het is de verantwoordelijkheid van degene die deze lijst exporteert en opslaat om te zorgen dat die gegevens correct en veilig worden bewaard.

De gegevens in Exact online blijven aanwezig zo lang dit noodzakelijk is. Dit omvat zowel de persoonsgegevens als bijvoorbeeld inschrijvingen en bankgegevens. Na afloop van het evenement worden de gegevens nog 7 jaar bewaard voor fiscale doeleinden.

De gegevens van oud deelnemers kunnen alleen bekeken worden door een geselecteerd aantal bestuursleden, de ledenadministratie en de webmaster.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Het USC verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals het versturen van post.

• Adressen voor reclame per post mogen alleen gedeeld worden met sponsoren als de deelnemers akkoord hebben gegeven. Het voornemen moet wel per nieuwsbrief gecommuniceerd worden, waarbij deelnemers zich mogen verzetten.
• E-mailadressen mogen niet gedeeld worden zonder uitdrukkelijke toestemming van individuele deelnemers.

Toestemming voor het plaatsen van beeldmateriaal

Voor het plaatsen en maken van beeldmateriaal dat geplaatst zouden kunnen worden op de website en nieuwsbrief hebben wij uw schriftelijke toestemming nodig. Deze toestemming kan op elk gewenst moment door u ingetrokken worden.

USC website en sociale media

Het USC maakt gebruik van functionele cookies en cookies voor het beheer van webstatistieken en sociale media. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

De website, www.rijdentegenkanker.nl, gebruikt cookies om ervoor te zorgen dat onze website naar behoren werkt: functionele cookies. Zo gebruiken wij cookies voor:

• het doorgeven van informatie van de ene pagina aan de volgende pagina, bijvoorbeeld als er een lange enquête wordt ingevuld of als u veel gegevens moet invullen bij een formulier;
• het opslaan van instellingen voor een optimale (media)weergave, zoals de resolutie gegevens van uw scherm;
• het uitlezen van uw browser instellingen om de website optimaal op uw beeldscherm te kunnen weergeven;
• het opsporen van misbruik van onze website en diensten, door bijvoorbeeld een aantal opeenvolgende mislukte inlogpogingen te registreren;
• het gelijkmatig belasten van de website, waardoor de site bereikbaar blijft;
• het mogelijk maken om te reageren op de website.

De website gebruikt daarnaast cookies voor statistiek, op basis van Google Analytics:

• het bijhouden van het aantal bezoekers op de webpagina’s;
• het bijhouden van de tijdsduur die elke bezoeker doorbrengt op de webpagina’s;
• het bepalen van de volgorde waarin een bezoeker de verschillende pagina’s van de website bezoekt;
• het beoordelen welke delen van de website aanpassing behoeven;
• het optimaliseren van de website.

Overige cookies 

Door de manier waarop internet en websites werken, kan het zijn dat het USC niet altijd inzicht heeft in de cookies die via de website door derde partijen worden geplaatst. Dit is met name het geval als webpagina’s zogenaamde embedded elementen bevatten; dit zijn teksten, documenten, plaatjes of filmpjes die bij een andere partij opgeslagen zijn, maar die op, in of via onze website getoond worden.

Mocht u op deze website cookies tegenkomen die in deze categorie vallen neem dan rechtstreeks contact op met de derde partij en vraag welke cookies ze plaatsten, wat de reden daarvoor is, wat de levensduur van het cookie is en op welke manier ze uw privacy gewaarborgd hebben (wilt u meer weten over verwijderen van cookies, gifs/webbakens en gerelateerde technologieën, dan kunt u allaboutcookies.org bezoeken).

Dienstverleners

We gebruiken een aantal dienstverleners, zoals een IT-bedrijf dat de Almanapp host, een boekhoudkundige softwareaanbieder, onze boekhouder en Google (Google Drive), die diensten aan ons verlenen. In het kader van die dienstverlening slaan zij persoonsgegevens op. Deze partijen slaan de gegevens in Nederland op, behalve Google. Google slaat de gegevens ook op in de Verenigde Staten maar heeft een Privacy Shield Certificering, deze kunt u hier vinden. [Google slaat de gegevens niet op voor eigen doeleinden maar alleen in onze opdracht, als verwerker.] [Google slaat de gegevens op als verantwoordelijke. Het privacy-beleid van Google kunt u hier vinden.]

Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt ook een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar abactis@rijdentegenkanker-utrecht.nl. Het USC zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

U heeft ook het recht om een klacht over het USC in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als u klachten over USC’s privacybeleid heeft dan kunt u de Autoriteit Persoonsgegevens via deze link benaderen: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Daarnaast kunt u vooraf bezwaar maken tegen verwerking van gegevens, houd hierbij rekening dat het mogelijk kan zijn dat u geen dienst af kunt nemen van het USC bij dit verzoek. Daarbij heeft u ook het recht voor overdracht van gegevens, indien u het verzoek plaatst om uw gegevens van het USC over te zetten naar een andere partij, dan kunt u dat via het USC doen.

Krijgt u liever geen nieuwsbrief meer?

U kunt u afmelden via de betreffende nieuwsbrief door te reageren op de afzender van de nieuwsbrief of door een mail te sturen naar abactis@rijdentegenkanker-utrecht.nl.

Heeft u het vermoeden van misbruik van uw persoonlijke gegevens?

Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen het USC dient dit gemeld te worden bij abactis@rijdentegenkanker-utrecht.nl zodat er waar nodig maatregelen getroffen kunnen worden.

Daarnaast heeft u het recht om per post contact op te nemen op het adres dat vermeld staat op onze website.

Misbruik van gegevens zal – afhankelijk van de ernst – aanleiding geven tot een van de volgende maatregelen: waarschuwing, ontzeggen toegang tot gegevens, beëindigen functie of taak. Er zal daarnaast ook steeds worden onderzocht of dit misbruik voorkomen kan worden.

Veiligheid van uw persoonsgegevens

Het USC neemt de bescherming van uw gegevens serieus en met passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. De website van e-boekhoudsysteem maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. 

Doorlink URL’s

In sommige van onze berichten op de website, of nieuwsberichten staan ‘doorlink-URL’s’ die zijn gekoppeld aan inhoud sites van dan wel ons, als dan ook websites van derden. Het USC is niet verantwoordelijk voor misbruik bij websites van derden die zijn doorgelinkt op onze website of nieuwsberichten.

Vragen en klachten

Heeft u vragen over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem contact op met abactis@rijdentegenkanker-utrecht.nl. Ook voor een klacht of melding kunt u hier terecht. Van elke melding zullen we de nodige gegevens registreren. Daardoor kunnen we tijdens behandeling het nodige contact onderhouden met degene die contact met ons heeft opgenomen.

Updates privacybeleid

Het USC behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Dit beleid zal echter nimmer in strijd zijn met de eisen zoals deze zijn gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. Wij zullen uw rechten onder dit privacybeleid niet verminderen zonder u op de hoogte te stellen – op de site of door contact met u op te nemen – en de mogelijkheid voor u om de site niet langer te gebruiken.

Als u vragen heeft, neem dan contact op met ons via: abactis@rijdentegenkanker-utrecht.nl.

Laatst bijgewerkt op: 11 februari 2022.